Jak przygotować się na raport ESG – praktyczny poradnik

Od grudnia zeszłego roku w polskim prawie obowiązuje sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju, potocznie nazywana raportowaniem ESG. Aktem prawnym, do którego wprowadzono w Polsce przepisy unijnej Dyrektywy CSRD, nakładającej nowe obowiązki na przedsiębiorców, jest ustawa o rachunkowości. Została ona znowelizowana w tym celu właśnie pod koniec 2024 roku. Aktualnie trwają natomiast prace nad kolejnym pakietem unijnych przepisów regulujących ten obszar. Mowa oczywiście o pakiecie uproszczeniowym Omnibus I, którego pierwsza część została na początku kwietnia przyjęta przez Parlament Europejski. Uproszczenie obowiązków nie oznacza jednak, że UE zrezygnuje z dbałości o zrównoważony rozwój, więc warto poznać etapy przygotowania takich raportów, gdyż wiele wskazuje na to, że instytucje finansowe będą w dalszym ciągu zwracać uwagę na kwestie ESG.

‍

W której fali jest twoja firma?

Zanim firma przystąpi do pracy, powinna sprawdzić, czy rzeczywiście musi składać sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju. W tym momencie nad swoimi raportami pracują już firmy tzw. pierwszej fali, czyli te, które na mocy CSRD muszą raportować ESG już za 2024 rok. Jak zapowiadają urzędnicy unijni i przedstawiciele gremiów doradzających UE w zakresie kształtowania przepisów ESG, doświadczenia tych firm zostaną wykorzystane do uproszczenia Europejskich Standardów Raportowania Zrównoważonego Rozwoju (ESRS), czyli de facto zestawu danych, które firmy mają za zadanie zbierać, a następnie umieszczać w raporcie. Nowymi przepisami objęte zostaną te spółki, których zatrudnienie przekraczało 1000 osób, ale trzeba mieć świadomość, że te podmioty będą wymagały też informacji od swoich partnerów, dostawców i odbiorców.  

W dostosowania do wymagań środowiskowo-społecznych wiele pracy włożyły instytucje finansowe i już teraz warto zainteresować się, czy np. bank obsługujący firmę nie będzie wymagać sprawozdawczości z tego obszaru, nawet jeśli nie będzie to pełnowymiarowy raport. Nie wszyscy bowiem zdają sobie sprawę, że oprócz ESRS jest jeszcze jeden standard – stworzony z myślą o mniejszych przedsiębiorstwach. VSME – bo o nim mowa – pozwala stworzyć raport, który może być odpowiedzią na częste zapytania większych kontrahentów o dane do ich raportów zrównoważonego rozwoju. 

‍

Czym różni się standard VSME od ESRS?

Podstawową różnicą między dwoma standardami jest podejście do badania istotności, którego wyniki mają później implikacje dla całego procesu opracowania raportu. To w badaniu podwójnej istotności (podwójna, ponieważ bierze się pod uwagę dwa aspekty – oddziaływanie firmy na otoczenie oraz otoczenia na kondycję finansową firmy) firma ustala, które dane spośród tych wyszczególnionych w ESRS mają się znaleźć docelowo w raporcie. 

Jeśli więc firma zatrudnia więcej niż 1000 pracowników, będzie musiała zmierzyć się z tematem badania podwójnej istotności, przypuszczalnie w wersji takiej, jak obecnie jest zapisana w ESRS. O ile tego progu nie obniży polski ustawodawca. Nie warto więc czekać i już teraz zacząć przygotowania. 

‍

Co jest istotne? 

Tak, jak proces raportowania ESG można podzielić na fazy: przygotowawczą, badanie podwójnej istotności, zbieranie danych i opracowanie treści raportu, tak i każdą fazę można dalej dzielić na mniejsze etapy. 

Interesującą nas tutaj szczególnie analizę podwójnej istotności możemy podzielić na cztery etapy: 1) badanie desk research, czyli przeszukiwanie dostępnych zasobów internetowych i innych danych, w tym również książek i raportów wydanych fizycznie; 2) badanie interesariuszy wewnętrznych; 3) badanie interesariuszy zewnętrznych; 4) walidacja zespołu ESG i zarządu spółki. 

Wnioski wyciągnięte zbiorczo z pierwszych trzech etapów mają pomóc sporządzającym raport przedstawić syntetycznie sytuację spółki i podczas warsztatów ustalić z zarządem co jest istotnie ważne, a zatem – powinno trafić do raportu. Ale nie tak prędko… 

Aby podczas warsztatów rozmowa zaistniała między moderatorami a uczestnikami, trzeba zadbać o dobre wzajemne zrozumienie wszystkich – więc poprzedzająco przed rozpoczęciem warsztatów należy przeszkolić zespół ESG i innych zaangażowanych przedstawicieli firm raportującej, co daje uwspólnienie rozumienia pewnych pojęć i procesów. I od tego należy w ogóle zacząć. 

Kiedy zespół jest przeszkolony, można przystąpić do analizy istniejących wtórnych źródeł informacji (desk research). Ważne są raporty ESG porównywalnych firm – nie tylko z branży firmy raportującej, ale też takie, które wskazują dobre praktyki w branżach pokrewnych. Przydadzą się też opracowania branżowe, nie tylko w postaci raportów, ale również artykuły naukowe i publikacje wydane przez organizacje zrzeszeniowe dla przedsiębiorstw z danego sektora. 

Nie wolno lekceważyć tego etapu, ponieważ daje on podstawy do rzetelnego przygotowania badania ankietowego interesariuszy wewnętrznych (ogólnie – zatrudnieni w firmie) oraz zewnętrznych. Ankietę buduje się z wykorzystaniem wyszczególnienia wszystkich kwestii zaprezentowanych w dodatku AR16 do standardów ESRS, ale także kwestii specyficznych branżowo, o których można dowiedzieć się właśnie podczas desk research. 

Wyniki ankiet są przyczynkiem do dyskusji na warsztatach grupowych i podczas wywiadów indywidualnych. Służą one pogłębieniu już zebranych informacji i pomagają zidentyfikować wpływy firmy na otoczenie i vice versa – co jest kolejnym etapem badania istotności. 

Po ankietach i wywiadach przychodzi czas na weryfikację i akceptację ze strony zarządzającego organizacją raportującą. A to naprawdę dopiero początek… Do pisania samego raportu jeszcze daleko. 

‍

Jak zaplanować projekt wydania raportu o zrównoważonym rozwoju

W obecnym kształcie przepisów trzeba sobie zarezerwować od 4 do 7 miesięcy na przygotowanie od zera do zdefiniowania ostatecznego kształtu pierwszego raportu (ale jeszcze bez zasilania go danymi). Kolejne wydania powinny być krótsze i prostsze. Pierwszy raz będzie jednak wymagający głównie z powodu odkrywania przez firmy pewnych prawidłowości swoistych dla otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego raportującej firmy, a także konieczności wypracowywania własnych metodyk pracy nad raportem. 

Warto zawczasu sprawdzić – nawet przy raportowaniu VSME – czy w firmie są kompetentne osoby, które będą potrafiły czuwać nad projektem jako kierownicy, a jednocześnie posiadają przynajmniej podstawową wiedzę o zrównoważonym rozwoju.

‍

Kto to zrobi?

Należy zweryfikować wewnętrzny dostęp do informacji po stronie tych osób, które wyznaczono do ich okresowego zbierania i zasilania raportu danymi. Dla ułatwienia im pracy, warto przygotować wcześniej odpowiednie tabele lub wykupić licencję na dedykowane do tego celu oprogramowanie.  

Teoretycznie można zbierać dane pod koniec roku, albo nawet w ostatnim kwartale, ale odradzam takie podejście. Zbieranie ich na bieżąco przez cały rok ubezpiecza raportującą firmę przed możliwymi błędami (warto monitorować trendy w zbieranych danych, aby wychwytywać podejrzane odchylenia) i pozwala lepiej reagować na okresowe braki w dostępie do informacji.

‍